根据财税〔2015〕119号《财政部国家税务总局科技部关于完善研究开发费用税前加计扣除政策的通知》的规定:税务部门应加强研发费用加计扣除优惠政策的后续管理，定期开展核查，年度核查面不得低于20%。
汇算清缴结束以后，各地税务机关对企业进行专项核查，发现企业普遍存在的问题，就是有关研发费用证据材料缺失。那么企业该如何建立完善的研发证据链呢？
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企业研发费用为何会被稽查
国家对研发费用的监管愈发严格，不断曝光的企业研发费用违规案例，给企业敲响了警钟。
2024年9月，某公司因为这三项研发费用事实被税局稽查、处罚：
1.研发费用归集不准确。该公司2020年-2022年，共七个研发项目在第二阶段测试完成后，剩余的研发领用材料留在生产部门，未从研发费用中转出；
2.列支与收入无关的费用。该公司列支的业务招待费中存在部分报销人员、审批人员不属于该公司员工的情况。
3.货物运输、仓储保管合同未按照结算金额缴纳印花税。
最终，该企业因上述三种违法事实共涉及税款1,594,271.17元，被税局依法作出补缴税款并罚款百分之五十，即797,135.62元的处理决定。
上述案例中企业被查的根本原因是无法提供完整、真实的研发活动证据资料，也就是研发证据链不完善。因为这个原因导致被稽查、被处罚的企业屡见不鲜，从近两年已经曝光的研发费用违规案例看，企业研发费用主要问题集中在以下几个方面。
企业研发费用主要问题
1.核算范围问题
企业在核算过程中容易忽视不同口径的差异，如高新技术企业的申报口径与研发费用加计扣除项目的申报口径。
2.费用归集不准确
企业可能会将非研发活动的费用错误地归集到研发费用中。如，将常规的产品质量检测费用（这属于生产环节的质量控制成本）计入研发费用。
3.科目设置不合理
有些企业没有按照研发项目单独设置研发支出辅助明细账，导致无法准确区分不同研发项目的费用支出。对于于研发费用的明细科目分类不清晰。
4.研发费用占比不达标
研发投入不正常，主要包括投入结构不合理、投入忽高忽低等情况。
5.项目阶段划分不清
研发项目立项后，由于阶段划分不明确，导致后续投入的费用流向无法清晰界定，影响财务核算。
6.研发人员统计和记录不清晰
研究开发项目立项书中未列示的管理人员薪酬、生产人员薪酬等计入研发费用。
企业研发为什么被稽查
其实，无论是研发费用加计扣除、高新技术企业（高企）资质申报，还是企业首次公开募股（IPO），监管机构主要核查的是企业能否可以从各个方面提供完整、真实的研发活动证据资料，来证明其研发活动是真实有效的。
因此，只要企业严格按照各项标准做好人员工资、设备和材料的领用等相应情况的记录，并形成一条完整的证据链，无论从哪一个点开始查，最终都能完整、自洽，证明研发活动的真实性，就能够顺利通过事前申报或事后稽查。
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研发证据链的重要性
研发证据链是企业研发活动中不可或缺的一环，它确保了研发过程的真实性、合规性和透明性。从而企业可以合法合规享受税收减免等政策优惠，提高科研成果的利用率，避免因缺乏证据而导致的财务风险和法律风险。
01 合规性证明
完善的证据链能够证明企业的研发活动符合国家法律法规和行业标准，降低企业风险，避免因违规操作而受到处罚。
02 税收优惠
许多国家和地区为鼓励创新，对研发活动提供税收减免，如研发费用加计扣除政策。完整的研发证据链是享受这些优惠政策的前提。
03 项目申报
在申请政府资助和科研项目时，完善的证据链能够增加项目的可信度，提高获批机率。
04 知识产权保护
研发过程中产生的知识产权需要通过证据链来证明其创新性和所有权，以便在纠纷中维护自身权益。
05 科研成果转化
通过对科研成果的详细记录，企业可以更好地进行成果转化，包括技术转让、产业化等。详细的证据链可以帮助企业找到合适的合作伙伴，提高科研成果的利用率。
06 市场竞争力
公开透明的研发证据链能够增强消费者和合作伙伴的信任，提升企业品牌形象。
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如何建立有效的研发证据链？
那具体该如何构建一个完整且有效的研发证据链呢？
完善研发证据链通常包括：
项目计划书、可行性研究报告、研发合同和协议、研发设备和材料的购买凭证、研发费用的支付记录、实验记录、测试报告、设计文件和图纸、知识产权文件、成本核算记录、进度报告、会议记录和决策文件、质量控制记录、市场调研报告、环境和安全记录、人员和培训记录、审计报告、项目总结报告等。
01 调研阶段
分析研究企业的行业方向、市场需求、企业组织架构，明确研发团队结构和职责。
专利布局：全景分析技术专利，评估优劣和转化价值。
财务情况：通过报表展示公司财务和研发预算。
02 立项阶段
研发逻辑梳理、研发流程梳理：项目研发主计划、需求规格说明书，明确项目目标、预期成果、时间线、预算和资源分配。
研发立项报告：项目申请表，软件需求报告或设计方案，包括项目目标、预期成果、时间线、预算和资源分配。
03 预算阶段
建立适合企业现状及规划的以投入产出比为中心的预算体系，包括预算决策机制和程序、合理安排支出预算规模、大力优化财政支出结构等。
04 账务处理阶段
研发活动支出及过程中的证据材料模版：设计研发活动支出的证据材料模板，如人员人工费用、直接投入费用、折旧费等。
正确归集研发费用，并合法合规享受税收优惠，如研发费用加计扣除政策。
05 研发价值管理阶段
知识产权成果管理：知识产权对策、成果管理及合作权益分配，包括知识产权归属、分享、保护措施等。
科技项目管理：项目的申报与立项管理、项目过程管理和项目结项管理，以及项目所涉及的组织、人员、资金、文档、科技成果及知识产权等内容的管理。
建立有效的研发证据链是一项系统性、长期性的工程，它贯穿于企业研发活动的全过程，涉及到各个环节和各个方面。
在这个过程中专业的财税服务机构能够为企业提供有力的支持和帮助，聚恒财税专注于 “研发证据链完善” 领域，拥有20+行业、2000+企业服务经验，能够为企业提供全方位的解决方案。
编辑：聚恒财税
